Contexto de la clínica
Clínica dental en Soto del Real con tres sanitarios (titular + dentista a tiempo parcial + higienista), recepcionista a tiempo completo. Más de 1.000 pacientes activos, jornada partida de mañana y tarde. Software de gestión: Doctoralia para agenda + un sistema interno para historiales. RGPD reforzado por datos de salud.
Problema concreto
- Faltas de asistencia recurrentes. Cada mes hay un volumen significativo de citas a las que el paciente no se presenta. Para tratamientos largos eso es ingreso perdido, porque el hueco se libera demasiado tarde para llenarlo. Los recordatorios manuales por la recepcionista no escalan al volumen de citas.
- Clasificación orientativa telefónico que devora a la recepcionista. Pacientes que llaman para preguntar si su síntoma necesita urgencia, si pueden esperar al lunes, si una endodoncia es lo que les corresponde. La recepcionista no puede dar consejo clínico pero tampoco quiere mandar al paciente a urgencias hospitalarias por una caries.
- Seguimiento post-tratamiento manual. A las 48 horas de una extracción o de una endodoncia, conviene preguntar al paciente cómo va. La recepcionista lo hace cuando puede; con 30 citas/día, no siempre puede. Los pacientes que tienen molestia y nadie les pregunta se sienten abandonados.
Solución que montaría
Sistema de recordatorios escalonados (Pack Arranque · 4 semanas)
Recordatorios automáticos por WhatsApp y SMS conectados a la agenda de Doctoralia:
- 7 días antes: mensaje recordando la cita con opción de cambiar o cancelar pulsando un botón.
- 48 horas antes: confirmación pidiendo "responde SÍ para confirmar". Si no responde, la recepcionista llama el día siguiente.
- El día anterior, por la tarde: recordatorio con dirección, hora y nombre del sanitario.
- El mismo día, 2 horas antes: aviso suave en WhatsApp.
Cuando el paciente cancela con 24h+, la agenda recoloca automáticamente a otro paciente de una lista de espera. Triple recordatorio + reasignación inmediata es la combinación que tiene impacto demostrado en la literatura sanitaria.
Coste herramientas: WhatsApp Business 50-80 €/mes, conector Doctoralia ya disponible, SMS de respaldo 0,05 €/mensaje.
Clasificación orientativa conversacional pre-cita (mes 2)
Un asistente conversacional disponible en la web y por WhatsApp que:
- Recibe la descripción del síntoma del paciente (texto, voz, foto opcional de la zona afectada).
- Hace 3-5 preguntas estructuradas según un árbol clínico aprobado por la titular (dolor de qué tipo, desde cuándo, qué lo mejora, si hay inflamación, etc.).
- Clasifica en cuatro niveles: urgencia inmediata (deriva a hospital), urgencia clínica (cita en 24-48h), no urgente (cita normal), información (no hace falta cita).
- Reserva la cita directamente en la franja correspondiente o pasa al humano si el caso es ambiguo.
El asistente NO da diagnóstico ni consejo clínico personalizado. Solo clasifica por gravedad para asignar la cita correcta. Cumple RGPD: los datos se anonimizan y se borran tras 30 días si no hay cita asignada.
Seguimiento post-tratamiento automático (mes 3)
48 horas después de una endodoncia, extracción, implante o tratamiento similar, mensaje automático preguntando "¿cómo te encuentras? Responde A si todo bien, B si tienes molestia, C si tienes dolor fuerte o sangrado". Las respuestas B y C escalan a la titular. Las A se archivan automáticamente.
Plazo y precio
- Mes 1 · Pack Arranque (1.500 € · automatización media): recordatorios escalonados.
- Mes 2 · Iguala 400 €/mes con ampliación: clasificación orientativa.
- Mes 3 · Ampliación final: seguimiento post-tratamiento.
Resultados que buscaríamos medir a 3-6 meses
- Faltas de asistencia: reducción significativa esperable. Estudios publicados en literatura sanitaria sitúan la mejora típica con recordatorios escalonados en el rango de 60-75 % de reducción de no-shows. El ingreso recuperado depende del ticket medio y el volumen, pero suele ser de varios miles de euros mensuales en clínicas de este tamaño.
- Tiempo de recepcionista en filtrado telefónico: reducido un 40-50 %. Recupera 2-3 horas/día para tareas de alto valor (cobros, cierres administrativos, atención presencial).
- Satisfacción del paciente: el seguimiento post-tratamiento genera reseñas espontáneas. Subida típica en Google: 1-2 reseñas/mes a 6-10/mes. Sube la posición en Google Maps.
- Pacientes derivados a urgencias hospitalarias: mejor filtro reduce derivaciones innecesarias y aumenta retención de casos en la clínica.
- Rentabilidad: con un ahorro mensual de 7.500 € en faltas + tiempo recuperado, la inversión se amortiza el primer mes.
Lo que NO resuelve
La IA no diagnostica ni receta. Eso lo siguen haciendo los sanitarios con su criterio profesional y responsabilidad legal. El clasificación orientativa clasifica por gravedad para reservar el tipo correcto de cita, no para sustituir la consulta. RGPD y secreto profesional siguen siendo no negociables.
Kilómetro a kilómetro.
— René, desde Torrelaguna