Contexto del productor
Quesería artesana en Miraflores de la Sierra. Dos personas (la propietaria + un ayudante a tiempo parcial), 14 referencias de queso de cabra y oveja con producción semanal. Mercado: tres canales mixtos: venta directa en taller los fines de semana, mercado de productores en Madrid centro cada quince días, y distribución a 800 contactos B2B (tiendas gourmet, restaurantes de Sierra Norte y Madrid, vinotecas). Sin web de venta online; web informativa sin pedidos.
La propietaria es la cara comercial, técnica y administrativa. Trabaja entre 55 y 65 horas semanales en temporada alta (otoño-Navidad).
Problema concreto
- Pedidos B2B por WhatsApp dispersos. Los 800 contactos B2B piden por WhatsApp directamente al móvil de la propietaria. Pedidos sin formato, fechas de entrega que se olvidan, listas que se mezclan. Se pierden 4-6 pedidos al mes por desorganización.
- Comunicación masiva manual. Cuando hay novedad (un queso nuevo de temporada, un evento, un cambio de horario), la propietaria reenvía el mismo mensaje 800 veces. Pierde un día entero cada vez.
- Fichas de producto inexistentes. Los nuevos clientes preguntan "¿qué tienes?" y la propietaria responde por mensajes sueltos. No hay catálogo escrito que se pueda compartir.
Solución que montaría
Pedidos B2B por WhatsApp estructurados (Pack Arranque · 4 semanas)
Número WhatsApp Business dedicado (separado del móvil personal) con un asistente conversacional construido sobre la API de Claude o ChatGPT. El asistente:
- Saluda al cliente B2B reconocido (por el número) y le ofrece pedir desde el catálogo activo de la semana.
- Confirma cantidad, día de entrega, dirección y forma de pago.
- Vuelca el pedido a una hoja de cálculo conectada a Make, ordenada por fecha de entrega y por ruta de reparto.
- Confirma al cliente con resumen y total, y le envía recordatorio el día anterior a la entrega.
- Escala a la propietaria los casos no estándar (pedidos especiales, dudas, quejas).
Coste herramientas: WhatsApp Business API 60-90 €/mes según volumen, API LLM 25-40 €/mes, Google Sheets o Airtable 12 €/mes. Total: 100-145 €/mes.
Comunicación masiva con plantillas IA (mes 2)
Sistema de envío masivo aprobado por WhatsApp Business (plantillas con HSM) para enviar novedad/promo/aviso a los 800 contactos en menos de 30 minutos con personalización por nombre. La propietaria escribe el mensaje en castellano natural y un asistente IA lo adapta a la plantilla técnica que WhatsApp requiere.
Coste: 0,03-0,05 € por mensaje template enviado = 24-40 € por campaña a los 800. Las campañas suelen ser 1-2 al mes en temporada normal y 3-4 en Navidad.
Catálogo de producto con fichas IA (mes 3)
Catálogo PDF actualizable mensualmente con las 14 referencias activas, su descripción gastronómica generada por IA (maridajes, intensidad, textura, origen de leche), foto profesional procesada para optimizar tonos y formato, precio mayorista y mínimo de pedido. El PDF se genera en cada actualización con un flujo en Make y se sirve desde la web. Los clientes nuevos lo reciben automáticamente al primer contacto.
Coste: incluido en la iguala mensual (mantenimiento del catálogo, regeneración con cambios estacionales).
Plazo y precio
- Mes 1 · Pack Arranque (1.800 €): asistente de pedidos B2B implantado.
- Mes 2-3 · Iguala 400 €/mes: comunicación masiva + catálogo.
- Mes 4 en adelante · Iguala 400 €/mes para soporte continuo, ajuste por temporadas y mejoras.
Resultados razonables a 3-6 meses
- Pérdida de pedidos por desorganización: de 4-6/mes a 0. A ticket medio de 180 € por pedido B2B, eso son 720-1.080 €/mes recuperados.
- Tiempo dedicado a WhatsApp B2B: de 3-4 horas/día en temporada alta a 30-60 minutos (solo casos escalados). Ahorro: 10-15 horas/semana en temporada alta.
- Comunicación masiva: de un día entero por campaña a 30 minutos. La propietaria puede hacer 4 campañas/mes sin agotarse.
- Catálogo profesional: los nuevos contactos llegan informados, el ratio de conversión sube del 30 % al 50 % típicamente.
- Rentabilidad: el ahorro de pedidos recuperados (720-1.080 €/mes) y horas liberadas amortiza la inversión en el segundo o tercer mes.
Lo que NO resuelve
La IA no produce queso. El proceso artesanal sigue siendo manual y depende del oficio de la quesera. Lo que la IA cambia es que el tiempo administrativo y comercial deja de comerse el tiempo productivo. Más tiempo para hacer queso bueno, menos para responder mensajes repetitivos.
Kilómetro a kilómetro.
— René, desde Torrelaguna