Recursos · Automatizar WhatsApp
Cómo automatizar WhatsApp
en tu empresa, paso a paso.
Guía práctica para montar un asistente conversacional en WhatsApp Business que responda lo previsible 24 horas, escale los casos ambiguos al humano y libere horas de tu día. Coste, plazo y herramientas reales.
Qué resuelve
El problema que viene a resolver
Si tu negocio recibe entre 20 y 80 mensajes de WhatsApp al día con consultas repetidas (horarios, disponibilidad, instrucciones de llegada, precios, mascotas, parking, modelos fiscales, citas, cambios de hora), automatizar las respuestas previsibles devuelve entre 8 y 15 horas a la semana a quien hoy lo gestiona desde el móvil personal.
No se trata de despersonalizar la atención. Se trata de que las preguntas que se repiten 50 veces al mes no las contestes tú. El asistente las responde en 30 segundos a las 23:30 y a las 7:00. Las preguntas raras, sensibles o comerciales se escalan a ti con el contexto completo.
Cómo se monta
Cuatro componentes del asistente
- Número WhatsApp Business dedicado. Distinto del móvil personal. Da de alta tu empresa con Meta a través de un proveedor de la API (Twilio, 360dialog, Wassenger, Brevo). Verificación 5-10 días.
- Base de conocimiento de tu negocio. Horarios, dirección, parking, mascotas, normas, productos, precios públicos, formas de pago. Texto en castellano natural, no JSON. La inteligencia artificial lo entiende.
- Lógica de respuesta + escalación. Reglas claras: qué se contesta solo, qué se escala al humano, con qué prioridad. Recomendado: confirmaciones de cita y consultas frecuentes solas, dudas sensibles y comerciales al humano.
- Integración con tus sistemas. Calendario (Cal.com, Booking, Google Calendar), CRM ligero, facturación (Holded). El asistente comprueba disponibilidad real, no inventada.
Coste y plazo
Lo que cuesta de verdad
- WhatsApp Business API: 40-90 €/mes según conversaciones (Meta cobra por sesión iniciada por el usuario; las plantillas template para envíos masivos se pagan aparte, 0,03-0,05 €/mensaje).
- API del modelo de lenguaje (ChatGPT, Claude): 15-40 €/mes según volumen. Una conversación media consume 1.000-3.000 tokens.
- Plataforma de orquestación (Make, n8n): 12-29 €/mes nivel pyme.
- Implantación inicial (Pack Arranque · 1.800 €): 3-4 semanas, una automatización funcionando y formación del equipo.
- Mantenimiento mensual (iguala desde 150 €/mes): ajustes, mejoras y casos nuevos según se vayan detectando.
Total mes 1: ~2.000 €. Total a partir del mes 2: 250-400 €/mes operativos (herramientas + iguala mínima).
Cuándo aporta más
Casos donde un asistente WhatsApp tiene más sentido
- Hostelería rural y casas rurales: reservas, llegada y reseñas son el 70 % del WhatsApp diario.
- Clínicas y sanitarios: confirmación de citas, recordatorios escalonados, triaje pre-cita. Bajada típica de ausencias del 12 % al 4 %.
- Talleres y oficios: estado del vehículo, presupuestos, fechas de entrega.
- Comercio local: disponibilidad de producto, horarios, reservas de servicio.
- Productores agroalimentarios: pedidos B2B estructurados, fechas de entrega, catálogo.
Preguntas frecuentes
Lo que más se pregunta
¿Sirve WhatsApp Business gratis o hace falta la API?
Para automatizaciones serias (asistente que responde 24/7, integración con calendario, plantillas masivas) se necesita la API de WhatsApp Business, no la app gratuita. La cuota mensual ronda los 40-90 €/mes según volumen de conversaciones y plantillas.
¿La inteligencia artificial responde sin que yo intervenga?
Responde lo previsible (horarios, disponibilidad, instrucciones de llegada, precios públicos). Cualquier caso ambiguo o sensible se escala automáticamente al humano con resumen del hilo. Tú decides qué temas se contestan solos y cuáles te llegan a ti.
¿Cumple con el RGPD?
Sí, si se configura correctamente. La API de WhatsApp Business permite consentimiento previo del usuario, conservación temporal de conversaciones y borrado bajo demanda. En clínicas y sanitarios se aplican garantías reforzadas por tratar datos especialmente protegidos.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Entre 3 y 4 semanas desde el inicio. La primera semana es configuración de la API (alta de número, verificación de empresa con Meta). Las siguientes tres semanas son flujos, pruebas y formación del equipo.